10 ideale communicatietips

Ga ermee aan de slag!

Veel jeugdraden zijn volop bezig met het werven en het op zoek gaan naar nieuwe jeugdraadvrijwilligers. Maar vaak wordt het blijven motiverenen binden van vrijwilligers vergeten.

Met een doordachte communicatie kan je als jeugdraad het verschil maken. ‘Doordacht’ is hier het sleutelwoord, want lukraak communicatieacties uitrollen gaat niet zoveel opleveren. Acties die je op touw zet, verbind je best met hoe je wil omgaan met jeugdraadvrijwilligers.

Maar welke stappen zetje hiervoor best? Deze zijn de 10 belangrijkste stappen die je de weg kunnen wijzen.

1. FOCUS

Het is belangrijk om een visie te hebben over vrijwilligers. Klinkt heel zwaar, maar is heel simpel.
Stel je de vraag: Waarom wil je met vrijwilligers werken? Wat verwacht je van hen en wat verwachten zijn van jou? Wat kan de jeugdraad bieden? 

2. ZOEK

Rekruteren van vrijwilligers is iets wat je continu doet en niet op een bepaald moment in het jaar. Het is eigenlijk een continue zoektocht naar de ‘juiste’ vrijwilligers vinden voor jouw jeugdraad. Daarom moet je goed nadenken wie je zoekt.

Maak de doelgroep specifiek. Waar vind je hun? Op welk moment van de dag? Hoe herken je ze?
Plan een campagne en verspreid het met verschillende media (sociale media, website, gemeentekrant, flyers in het zwembad, bibliotheek,...).
Zorg bij het opstellen van de campagne dat je je troeven vermeld, vermijd jargon, prikkel met een vraag, eindig met een call to action.
Volg reactie van geïnteresseerden goed op. Beantwoord hen snel, concreet en vriendelijk terug. 

3. VERWELKOM

Of geïntereseerde jongeren nu spontaan aankloppen of je ze met argumenten hebt overtuigd, de eerste indruk is altijd de belangrijkste. Zorg dat nieuwelingen willen zich welkom voelen. Geef dus voldoende informatie en voorzie genoeg tijd om ze de jeugdraad te laten leren kennen.
Let wel dat je niet enkel je eigen verhaal brengt, maar hou rekening met de motivaties van je vrijwilligers.

Zo kan je bijvoorbeeld zorgen voor een heldere informatienota bij de eerste komst of maak werk van een welkomstboekje.

4. ZET AAN HET WERK

Vrijwilligers die meteen afhaken, ben je kwijt. De kans dat ze volhouden, verhoogt naargelang ze langer actief blijven. Denk dus vooraf goed na over mogelijke taken voor de nieuwkomer. Wijs taken toe en stuur eventueel na verloop van tijd bij. Luister wel naar wat jongeren zelf aangeven. Zet in op de interesses, talenten en de competenties van jongeren.

5. BEGELEID

Iedereen heeft recht op de nodige ondersteuning. Niet iedereen beschikt over voldoende expertise om meteen zonder problemen aan de slag te gaan. 

Een goede informatiedoorstroming is daarbij altijd het meest interessante: maak een facebookgroep waar iedere werkgroep of de hele jeugdraad in zit, zodat er onderling overleg ontstaat.

6. MOTIVEER

Iedereen kan naar de jeugdraad gaan omwille van verschillende motieven. Om bijvoorbeeld mensen te leren kennen, omdat je deelname aan het beleid belangrijk vind, omdat je ervaring wil opdoen, omdat er iemand van de vereninging moet gaan,... .
Elk motief heeft zijn meerwaarde.

Benadruk daarom het belang van ieders aanwezigheid op een jeugdraadbijeenkomst zowel in groep als persoonlijk
Bedank jongeren voor de geleverde inspanningen en organiseer momenten die de sfeer bevorden bij de jeugdraadvrijwilligers. 

7. OMKADER

Het is ook belangrijk bij het organiseren van een event of actie dat iedere vrijwilliger in orde is, zonder hem met te veel administratieve beslommeringen lastig te vallen. Hoor daarom zeker bij de jeugddienst hoe het zit met verzekering of welke afspraken nageleefd moeten worden. 

8. GEEF FEEDBACK

Geef feedback aan je vrijwilligers en evalueer hun activiteiten en inzet. Wat liep er goed? Wat kon beter?

9. BEDANK

Hoe we het ook draaien of keren, we blijven niet voor eeuwig jong. Er komt een moment dat het tijd wordt om nieuwe horizonten op te zoeken en de jeugdraad achter ons te laten. Ook het uitleiden verdient aandacht. Probeer te achterhalen waarom iemand stopt.

Ook als het echt niet goed loopt, is het soms beter de samenwerking te beëindigen. Voer een helder gesprek waarmee je afscheid neemt.

Organiseer een bedankfeestje of moment.
Zorg ervoor dat de jeugddienst op de hoogte is en verwijder mailadressen zodat deze persoon niet meer de overload aan communicatie krijgt. 

10. EVALUEER

Jongeren veranderen, daarom is het ook eens goed te evalueren of de jeugdraad nog voldoende aandacht heeft voor vrijwilligers.  Maak tijd om te kijken waar er beter gecommuniceerd kan worden in de jeugdraad of evalueer of je wervingscampagnes het nodige effect hebben gehad en stuur bij waar nodig. 

VRIJWILLIGERS ALS AMBASSADEUR

De jongeren in de jeugdraad zijn dé ideale ambassadeurs zijn in de zoektocht naar nieuwe jeugdraadvrijwilligers. De tevredenheid is de basis, maar hun extra in de verf zetten kan nooit kwaad.